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【セミナー開催初心者必見】WEBセミナーのスケジュール別準備事項一覧とタスク一覧

2024.02.28 ウェビナー集客・告知

【セミナー開催初心者必見】WEBセミナーのスケジュール別準備事項一覧とタスク一覧

WEBセミナーを開催する際には、次のような項目の準備が欠かせません！

段階	日程	項目
1	セミナー開催〜3ヶ月前	目標・ターゲット・テーマを決める
2		担当者や日程を決める
3		企画構成・内容を作成する
4		配信システム・ツールを選定する
5	セミナー開催〜2ヶ月前	配信環境・必要機材を整える
6		セミナー資料を作成する
7		参加者へのアンケートを準備する
8	セミナー開催 1ヶ月前〜	集客と告知を行う
9	セミナー開催 1週間前〜	段階的にリマインドメールを送る
10	セミナー開催 1週間前〜	セミナーのリハーサルを行う

改めて考えると、セミナーを成功させるためにやるべきことっていっぱいあります！

この記事ではセミナー運営で成功するための準備や集客方法、細かなタスクリストの紹介など、これから実際にセミナーを開催使用という方向けに各項目について詳しく解説しています。

【合わせて読みたい▶】司会進行の具体的な流れとシーン別の例文一覧で、もう失敗しない。

【合わせて読みたい▶】セミナー告知方法一覧と告知サイト10選徹底比較！

初めてのWEBセミナー開催ならウェビナーツールは「Zoomウェビナー」一択！

項目	Zoom	他のツール
操作の簡単さ	◎	△
無料プランの规模	100人	50人
画面共有機能	◎	△
視聴者からの質問機能	◎	×
録画/保存機能	◎	△

Zoomウェビナーは、ウェビナーツールの中でも特に使いやすく、参加者にもなじみが深いツールです。

画面共有や質疑応答などの基本機能が直感的な操作で使用できるうえ、100人規模のウェビナーを開催できる無料プランも用意されています。一方、TeamsやWebexなどのツールは企業向けの利用が多く、個人での運用にはハードルが高い傾向にあります。

はじめてウェビナーを運営する際には、自分も参加者も使い慣れていないツールの習得に時間と労力が取られ、本来の目的である良質なコンテンツ提供を後回しにしがち。

使い易さと参加者のなじみの深さから、Zoomウェビナーを選ぶことで、スムーズな運営に集中できます。

操作方法の心配なく、失敗しにくいウェビナー実施の第一歩は、Zoomウェビナーを活用することですよ！

Zoomウェビナーで選ぶべきプランはこれ！

	プロプラン	ビジネスプラン	エンタープライズ
料金	年払い：20,100円月払い：2,000円	年払い：26,900円月払い：2,700円	年払い：32,300円月払い：2,700円
推奨企業規模	小規模（〜100人）	中規模（〜300人）	大規模（〜500人）
契約可能ライセンス数	1〜9	10〜49	50〜
録画容量	5GB	5GB	無制限
ホワイトボード	3つまで同時編集可能	無制限	無制限
ウェビナー機能	有料オプション	有料オプション	無料

Zoomウェビナーを利用するためには、Zoomの有料プランへの登録が必須です（Zoomウェビナーのみでの契約はできません）。

つまり、まずはZoomのアカウントを申込み、上記の有料プランの中から自分にあったプランを選んで、その後オプション機能として「ウェビナー機能」を追加する必要があるということ。

上記のようにZoomには各プランがありますが、とりあえず一番安いプランを利用し、その後ウェビナーオプションを追加しましょう！

ちなみにZoomの使い方やトラブルシューティングに関しては、コチラが役に立ちますよ。

WEBセミナー開催までの流れと準備すべきもの一覧

段階	日程	項目	具体的な内容
1	セミナー開催〜3ヶ月前	目標・ターゲット・テーマを決める	・セミナーの目的と達成したい成果・対象となる参加者層・セミナーの主題や内容
2		担当者や日程を決める	・セミナーの企画・運営担当者・開催日時
3		企画構成・内容を作成する	・セミナーのプログラムやスケジュール・講演者や内容の詳細
4		配信システム・ツールを選定する	・オンラインセミナー配信に使用するプラットフォームやツール
5	セミナー開催〜2ヶ月前	配信環境・必要機材を整える	・カメラ、マイク、照明、インターネット接続環境
6		セミナー資料を作成する	・プレゼンテーション資料、参加者向けの資料やハンドアウト
7		参加者へのアンケートを準備する	・セミナー終了後のフィードバック収集用アンケート
8	セミナー開催 1ヶ月前〜	集客と告知を行う	・SNS、メールマーケティング、ウェブサイトを通じた告知活動
9	セミナー開催 1週間前〜	段階的にリマインドメールを送る	・1週間前、セミナー前日、セミナー当日にリマインドメールをを送る
10	セミナー開催 1週間前〜	セミナーのリハーサルを行う	・本番に近い状況で配信ツールを使って、内々でテストとリハーサルを行う

さて、ウェビナーツールとしてZoomの準備ができたら、上記の準備について解説してまいりましょう。

（この記事では、Zoomウェビナーを利用することを前提として解説していきます）

セミナー開催3ヶ月前に行うべき4つのこと

目的	具体的な内容
目標・ターゲット・テーマを決める	・セミナーで伝えたいことを決める・参加者の属性、興味関心、ユーザーを定義する・上記と社内コンテンツを含めて、セミナーのテーマを決める
担当者や日程を決める	・セミナー担当者を決定・開催日時を設定する
企画構成・内容を作成する	・タイムテーブル、内容フローを作成・講演資料、動画等のコンテンツを用意
配信システム・ツールを選定する	・Zoom等の配信ツールを選定、アカウントを取得・操作方法を確認

WEBセミナー開催に当たって、準備段階で最も重要なことは、どのようなセミナーを配信するのかという企画をしっかり練ることです。

具体的には、まずセミナーの目的や伝えたいメッセージを明確に定め、ターゲットとなる受講者属性や興味関心を把握します。次に社内のリソースやコンテンツを活用しつつ、これらの要素を踏まえた適切なテーマ設定を行います。

その上で、セミナー構成を詳細に計画し、使用するプレゼンテーション資料や動画コンテンツを制作します。

対象ユーザーの数に限らず、配信環境や操作方法についても事前に十分検討し（基本的にはZoomウェビナー推奨）、トラブル発生時の対応を想定しておく必要があります。

【実例】ウェビナーの具体例を見ながらターゲティング設定のイメージをハッキリさせよう！

URL	訴求内容	期待できるリード
セミナー詳細	自動車のサイバーセキュリティ、ECUやネットワークのセキュリティ対策	ハッキングに対する課題を感じている自動車製造社、部品メーカー、車両セキュリティ関連の技術者
セミナー詳細	効果的な新卒採用戦略、採用ブランディング、デジタル施策	採用担当者、人事担当者、採用ブランディング、新卒作用に課題を感じている企業
セミナー詳細	組織文化の醸成、メンバーの幸せと業績向上の両立、心理的安全性の向上	経営者、管理者、組織文化づくりや離職率の高さに課題を抱える企業
セミナー詳細	補助金とWEBマーケティングの組み合わせ、集客の課題解決	補助金を活用したい経営者、マーケティング施策に課題を持つ企業、集客に課題を持つ企業

出典:BtoB向けウェビナーのコツは課題解決＋決済者・経営者が見たくなるものを作ること！

ウェビナーを通じた情報提供に当たっては、ターゲットとなる受講者が抱える業務上や経営上の課題解決に役立つ内容を提供することが成功の鍵です。

自社の製品やサービスを訴求するだけでなく、受講者が「このセミナーを聞けば、現在直面している問題が解決できる!」と感じられるテーマ設定こそ大切です。受講者の求めている具体的な情報ニーズに応えつつ、より高い専門性を示すセミナーを通じて課題解決の提案ができれば、業界の意思決定者からも信頼を得られます。

セミナー開催に当たり、受講者目線での課題設定とその解決方法の提示を念頭に置くことで、専門性の高い有益な情報発信を可能にし、マーケティング施策としても有効性を高めることができるでしょう！

セミナー担当は監督役が出来る人を！役割分担をしっかりしよう

役職	主な役割
セミナー担当	全体の進行管理、台本作成、トラブル対応
講師	プレゼンテーション資料作成、セミナー講演
パネリスト	講師の補佐やセミナー中の操作を担当
システム管理者	配信システムの設定と操作やネット環境の整備など
運営スタッフ	参加者対応、資料配布、データ集計などの雑務

また上記を考えていくと、必然的にセミナーでの中心人物となるべき担当者と役割分担が見えてきます。

ただし、ここで注意してほしいのは「セミナー担当」は映画で言うところの監督であり、全体を総括すべき役職であるということです。

セミナー担当が「講師」「パネリスト」などの役職を兼ねてしまうと、セミナーの質が下がってしまうので、なるべくならセミナーチームを作ってそれぞれのメンバーごとの得意分野を活かしながら、役割分担をしっかりと行いましょう。

「課題を感じている受講者・決済者・経営者」が見たくなる企画を考えよう！

画像出典:BtoBセミナー集客に欠かせない決済者・経営者目線の6つの集客戦略

BtoBのセミナー企画を成功させるうえで特に意識すべきポイントは以下の2つ！

1つ目は、ターゲットとなる業界や企業が抱える経営課題に密着したテーマ設定をすること。単なる宣伝セミナーではなく、対象の痛みに応え得る解決策を示唆できる構成が重要です。

2つ目は、セミナー内容と連動した集客プロモーション。業界紙への広告や参加企業へのDMなど、属性に合わせたアプローチを行うことが効果的です。

こうした戦略的観点を押さえ、自社サービスとターゲットニーズの「つながり」を意識してセミナーをデザインすることでセミナーを行う真の目的である「商談獲得」「顧客獲得」が可能になります！

セミナー開催2ヶ月前にはやっておきたい3つのこと

項目	具体的な内容
配信環境・必要機材を整える	・高画質ウェブカメラ、マイク、スタンド等を用意・安定したネット回線を確保・配信用PCやソフトの動作チェック
セミナー資料を作成する	・講演用のプレゼンテーションスライド、台本を作成・受講者へのテキスト、資料集を用意
参加者へのアンケートを準備する	・セミナー内容に関する評価アンケートを作成・感想や要望を自由記入で求める

セミナー開催の準備を2か月前に完了できるよう早めのスケジュール設定が重要です。

特に配信環境や機材の整備は時間を要します。例えば高画質カメラや照明、安定したWiFiルーターなどは注文から納品まで2週間程度かかることも少なくありません。

もちろん、機材が届いてから操作方法の学習や配信テストにも時間がかかります。

資料作成についても、プレゼン動画制作や受講者向けテキストの作成など物量が多く、1か月以上の作業工数を要することが珍しくありません。

万一準備が遅れた場合、セミナー開催直前の慌ただしい作業が避けられません。最悪、開催自体が危ぶまれます。ゆとりあるスケジューリングこそセミナー運営の成功のカギです。2か月前の完了を目標に早期に準備を開始することを強くおすすめします。

【セミナー準備】配信環境・必要機材の具体例

フルHD対応ウェブカメラ

コンデンサーマイク

三脚、照明、グリーンバック

有線LANケーブル（業務用WIFIでも可）

高性能PC(メモリ16GB以上、CPU Core i7以上)

配信ソフトのインストールと準備

配信テストの実施と切替操作確認

セミナー配信に必要な機材は高画質・高音質を実現するためのものが中心です。

安定したインターネット接続と高スペックPCも欠かせません。実際の配信テストを行うことで、トラブル発生時の対応力も向上しますよ！

また可能であれば、カメラやマイク、PCは当日の不意なトラブルでも対応するためにいくつか予備を準備しておきましょう。

この段階で、Zoomウェビナーのスケジュールにセミナー開催日をスケジューリングするようにしてください。

企画にあったセミナー資料を作成しよう！

スライド No	項目	内容
1p	タイトルスライド	・ウェビナーのタイトル・主催者名と役職・開催日時
2p	自己紹介	・主催者と講演者のプロフィール
3p	アジェンダ	・全体の構成と各セクションの説明
4p~	メインコンテンツ	・個別のトピックと説明・図表とビジュアルの活用
後半	Q&A	・参加者からの質問への対応
最後尾	次回予告	・次回ウェビナーの紹介・参加申込案内
最終	連絡先	・主催者への連絡手段(メール、SNSなど)

セミナー資料作成に当たってのポイントは以下の3つです。

1つ目は、プレゼンテーションスライドの分量を適切に抑えること。文字や写真、図表の量を絞り、キーワードとビジュアル中心にすることで聴講者の理解促進につながります。

2つ目は、受講者用テキストの作成。セミナー内容を事前学習や復習用に、プリントして配布できる教材があると効果的です。見出しと文章のバランスに注意しましょう。

3つ目は、著作権フリーの資料画像を使用すること。参加者への後方配布用コンテンツですので、画像流用に関する権利処理が必要不可欠です。

これらの内容を踏まえて、魅力的なセミナー資料を作成しましょう。

セミナーアンケートの準備をしよう

アンケート例）

【選択式設問】

・セミナーの内容についての評価(5段階評価)
・セミナーの難易度についての評価(5段階評価)
・今後取り上げてほしいテーマ(3つまで選択)

【記述式設問】

・セミナーで良かった点、改善点(自由記述)
・追加で取り上げてほしいテーマ(自由記述)
・その他ご意見、ご感想(自由記述)

セミナー終了後に参加者アンケートを実施することは重要です！

直接参加者の生の声を拾うことができるだけでなく、内容への評価やよかった点や改善してほしい点など具体的なフィードバックを得られるため、次回のセミナー改善に活かすことができます。

また自由記入欄からは本音の要望を読み取ることも可能で、次回以降のテーマ選定の際に参考になります。

アンケートによって参加者目線でのブラッシュアップを繰り返すことで、より質の高いセミナー構成を築くことができ、受講生の満足度やリピート率の向上が期待できるのです。

ちなみにZoomウェビナーでは、セミナー前・後にどのようなアンケートを送るかを設定し、自動配信することが可能です。

詳しくはコチラで解説しています。

セミナー1ヶ月前から告知サイトの活用やセミナーの宣伝を行おう！

項目	内容
告知サイト掲載	こくちーず、Peatixなどにイベントを1ヶ月前から掲載
SNS運用	Facebook、Twitter等でイベントページ作成。ターゲティング広告配信
メールマガジン	既存メールリストに対してセミナー案内メールを送信
チラシ配布・テレアポ	対象エリアのオフライン店舗等にセミナーチラシを配布、リードや既存客に対するテレアポ

セミナーの宣伝として、自社サイトにセミナーの告知を掲載したり、SNSを配信したり、セミナー告知サイトに登録をしたりすることになります。

そして、セミナー開催1ヶ月前から集客活動を開始する必要がある大きな理由は2つあります。

1つ目は参加者のスケジュール調整とセミナー内容の検討時間を十分にとれるようにするため。2週間前ほどの告知期間では日程や内容確認が間に合わず、参加を躊躇されるケースが出てくるでしょう。

2つ目は繰り返しアプローチすることで認知と興味関心を高められるため。単発告知よりも6回以上の接触で効果が最大化します。頻度と時期を意識した施策展開が最良の集客率につながります。

早期からの準備は手間がかかりますが、成功の近道です。告知漏れや告知遅延が失敗に直結しますので注意が必要です。

この記事では1ヶ月前に行うべき具体的なタスクをご紹介しています。

なお、各項目についての細かな施策に関しては、コチラの記事で解説しています。

【関連記事】効果が狙える！成功のためのセミナー集客方法5選と成功事例も

告知サイト掲載で行うべきタスク一覧

告知サイトを選定(こくちーずプロやPeatix等)

掲載するセミナー情報を整理

サイト上でのイベントページ作成

魅力的なタイトルと概要文の作成

セミナーの日時、場所、料金等の掲載

申込みフォームや決済機能の設定

SNSへのシェアボタンやリンクを設定

1ヶ月前から掲載を開始

掲載内容を適宜更新

誘導広告やSNS運用との連携

主にセミナー情報の掲載と申込設定、さらに1ヶ月前からの掲示と更新を継続的に行うことがポイントです。またSNS等他施策との連携もお忘れなく。

SNS運用で行うべきタスク一覧

SNSプラットフォーム選定(Facebook, Twitter等)

イベント専用のSNSページ作成

魅力的なイベントタイトルと概要文入力

セミナー日程、時間、場所等詳細情報登録

画像や動画を使用したコンテンツ制作

告知1ヶ月前から投稿を開始

特典やキャンペーンを投稿で告知

ターゲティング広告の作成、配信設定

他メディアとの共有や拡散を促す

SNSの特長を活かしつつ告知効果を高めることが重要です。動画や写真で訴求力を高めつつ、投稿最適化とターゲティング広告に注力しましょう。

自社セミナー集客のためのメールマガジン運用タスク一覧

メールマガジンのテーマと頻度を設定

配信リストのセグメンテーション

セミナー概要と特典を記載したメール本文作成

魅力的なメールタイトルとサブジェクトの検討

開催1ヶ月前からセミナー案内メールを配信

2週間前、1週間前、前日と定期的なリマインド設定

開封率やクリック率の指標で最適化

アンケートや次回告知メールの事後配信

メールマガジンならではの利点を活かし、事前告知から事後フォローまで一貫したセミナー集客を心がけましょう。効果測定に基づく改善も重要です。

自社セミナー集客のためのチラシ配布・テレアポタスク一覧

【チラシ作成・配布】

配布対象の地域や店舗を特定

ターゲット属性に訴求するチラシデザイン

集客目的を明確化したタイトルや文言検討

写真やイラストを活用した視認性向上

関連店舗への事前説明後に配布

【テレアポ】

購入意向のある顧客リストを作成

セミナーへの参加勧誘文やFAQ用意

1ヶ月前から順次顧客へ電話アプローチ実施

興味や疑問に応じてセミナー内容を丁寧に回答

チラシ配布では、関連性の低い店舗へのわずかな配布では効果が薄れるため、ターゲットに合致した配布先を絞り込むことが重要です。

テレアポでは、事前に丁寧な説明文やFAQの準備を整えることが欠かせません。アドリブでは具体性に欠けるので注意が必要です。

いずれも効果を最大化するためには事前準備の質が成功の鍵を握ります。ターゲティングの精度を上げることがもっとも大切なポイントといえます。

セミナー開催1週間前に行うべき2つのこと

項目	具体的な内容
段階的リマインドメール	・1週間前: 日時・場所・持ち物の確認・前日: 注意事項、質問への対応・当日: 開場時刻の再確認
セミナーのリハーサル	・本番と同じ機材、資料で配信テスト・トラブル時の対応確認・タイムスケジュールの確認

セミナー開催直前は、リマインドメール等を通じて参加者の注意と意識を維持し続けることが重要です。

特に前日と当日のメールもしっかりと送って、せっかく集めた参加者がセミナーのことを忘れないようにしましょう！

またリハーサルでは実際の運営を模した準備が欠かせません。

本番と同じ資料や機材を用意し、質疑応答の時間も設けることで言語運用能力を高めることができます。

当日を見据えた詳細な台本作成も合わせて行いましょう。事前の想定外への対応力がセミナー運営の成否を分けることを肝に命じ、綿密な準備を整える必要があるのです。万全な体制構築こそが成功への近道といえます。

なお、リマインドメールをの送り方に関してはコチラの記事で詳しく解説しています。

セミナー開催前のリハーサルで注意すべきこと一覧

項目	理由
台本の確認	進行の流れや文言を把握し、スムーズな進行を確保するため
時間配分	適切なパート配分と切り替えタイミングを確認するため
機材の動作確認	映像や音声機器の正常動作を確認するため
講演者の話し方確認	発声や話のテンポなどを確認するため
質疑応答の確認	想定質問と回答を事前に確認するため
トラブル時の対応確認	機材の不具合等が発生した際の対応を確認するため